Allgemeine Geschäftsbedingungen für ale.business

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner, Kundenkreis #

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „ale.business" (nachfolgend „Software") zwischen der

Algorillas GmbH, Münsterstr. 1A, 55116 Mainz, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mainz unter HRB 53058, USt-IdNr. DE452015665, vertreten durch die Geschäftsführer Tomislav Pree, Daniel Kowalski (nachfolgend „wir"),

und dem Kunden (nachfolgend „Kunde").

(2) Nur für Unternehmer und Vereine. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an

1. Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln,
2. eingetragene Vereine sowie
3. juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. Dies gilt für alle Tarife einschließlich des kostenlosen Tarifs.

(3) Der Kunde bestätigt bei der Registrierung, dass er zum Kundenkreis nach Absatz 2 gehört. Wir sind berechtigt, hierfür geeignete Nachweise zu verlangen (z. B. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Gewerbeanmeldung, Handels- oder Vereinsregisterauszug). Stellt sich heraus, dass der Kunde nicht zum Kundenkreis gehört, können wir den Vertrag außerordentlich kündigen.

(4) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

(5) Vertragsbestandteile sind:

1. diese AGB,
2. die Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung,
3. der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO einschließlich seiner Anlagen (https://ale.business/avv).

In datenschutzrechtlichen Fragen geht der Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Im Übrigen gehen individuelle Vereinbarungen in Textform diesen AGB und diese AGB der Leistungsbeschreibung vor.

§ 2 Tarife und Vertragsschluss #

(1) Tarife. Wir bieten einen kostenlosen Tarif („Free") und kostenpflichtige Tarife an. Der Funktionsumfang und etwaige Nutzungsgrenzen (z. B. Anzahl der Rechnungen, Teammitglieder oder KI-Auswertungen) ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung unter https://ale.business/preise.

(2) Kostenloser Tarif. Mit Abschluss der Registrierung und Bestätigung der E-Mail-Adresse kommt ein unbefristeter Vertrag über die Nutzung des kostenlosen Tarifs zustande.

(3) Kostenpflichtige Tarife. Der Kunde kann jederzeit einen kostenpflichtigen Tarif buchen. Mit Betätigung der Schaltfläche „Zahlungspflichtig bestellen" gibt er ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag über den kostenpflichtigen Tarif kommt mit Freischaltung des Tarifs oder Bestätigung in Textform zustande. Die bis dahin im kostenlosen Tarif erfassten Daten bleiben erhalten.

(4) Tarifwechsel. Ein Wechsel in einen höheren Tarif wird sofort wirksam; bereits gezahlte Beträge werden anteilig angerechnet. Ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif oder in den kostenlosen Tarif wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Überschreiten die vorhandenen Daten die Grenzen des neuen Tarifs, bleiben sie erhalten und exportierbar; neue Einträge sind erst wieder möglich, wenn die Grenzen eingehalten werden.

(5) Vor Absenden einer Bestellung kann der Kunde seine Eingaben prüfen und korrigieren. Wir bestätigen den Eingang einer Bestellung unverzüglich per E-Mail. Vertragssprache ist Deutsch. Diese AGB sind jederzeit unter https://ale.business/agb abrufbar und speicherbar und werden dem Kunden nach Vertragsschluss per E-Mail übermittelt.

(6) Die registrierende Person versichert, zur Vertretung des Kunden berechtigt zu sein.

§ 3 Leistungen #

(1) Wir stellen die Software für die Vertragsdauer über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service). Der Zugriff erfolgt über einen aktuellen Webbrowser bzw. die von uns bereitgestellten Anwendungen.

(2) Je nach Tarif umfasst die Software insbesondere:

• Erstellung, Verwaltung und Versand von Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen und Angeboten, einschließlich Zahlungs-QR-Codes und eigener Gestaltung mit Logo,
• wiederkehrende Rechnungen und Beitragsabrechnung für Vereine,
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen,
• Erfassung von Belegen und Kontoauszügen einschließlich KI-gestützter Auswertung,
• die KI-Assistentin „Ale",
• Verwaltung von Teammitgliedern und Rollen,
• Datenexport nach § 9.

(3) Wir entwickeln die Software laufend weiter. Änderungen richten sich nach § 13.

(4) KI-Funktionen. Die Assistentin „Ale" und die automatische Auswertung von Belegen und Kontoauszügen beruhen auf Verfahren der künstlichen Intelligenz. „Ale" ist ein KI-System und kein Mensch. KI-Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein. Sie sind Vorschläge, die der Kunde vor der Übernahme prüft.

(5) Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Software ist ein technisches Hilfsmittel. Sie erbringt keine Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des Steuerberatungsgesetzes und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Kategorisierungsvorschläge, Textvorlagen für Mahnungen und Antworten von „Ale" stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Für die steuerliche und rechtliche Beurteilung seiner Geschäftsvorfälle ist der Kunde selbst verantwortlich.

(6) Buchführungspflichten. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, zur Aufbewahrung und zur Einhaltung der GoBD bleibt beim Kunden. Die Software unterstützt ihn dabei, insbesondere durch unveränderbare Speicherung und Protokollierung erzeugter Rechnungen. Sie ersetzt nicht seine eigene Verfahrensdokumentation.

(7) Nicht geschuldet sind ohne gesonderte Vereinbarung: individuelle Anpassungen, Schulungen, Datenerfassung und -migration sowie Hardware, Software und Internetzugang auf Seiten des Kunden.

§ 4 Nutzungsrechte #

(1) Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das einfache, nicht übertragbare Recht, die Software im Rahmen seines Tarifs bestimmungsgemäß für eigene geschäftliche bzw. vereinsbezogene Zwecke zu nutzen.

(2) Zugangsdaten sind personengebunden. Der Kunde kann im Rahmen seines Tarifs Teammitglieder anlegen und steht für deren Einhaltung dieser AGB ein. Die Nutzung durch die Steuerberatung des Kunden im Rahmen ihres Mandats ist erlaubt.

(3) Der Kunde darf die Software Dritten nicht zur eigenständigen Nutzung überlassen. Über die gesetzlich erlaubten Fälle (§§ 69d, 69e UrhG) hinaus darf er sie nicht vervielfältigen, bearbeiten, dekompilieren oder zurückentwickeln.

(4) Alle Rechte an der Software verbleiben bei uns bzw. unseren Lizenzgebern.

(5) Alle Rechte an den Daten und Inhalten, die der Kunde einstellt, verbleiben beim Kunden. Er räumt uns das Recht ein, diese zu speichern und zu verarbeiten, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Wir verwenden Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen und lassen dies auch durch unsere Dienstleister nicht zu. Dies gilt in allen Tarifen.

§ 5 Pflichten des Kunden #

(1) Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim, ändert sie bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich und teilt uns den Verdacht mit.

(2) Der Kunde ist für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit seiner Daten und der damit erzeugten Dokumente verantwortlich, insbesondere für die Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG), die zutreffenden Steuersätze und die Berechtigung von Mahnungen, Mahngebühren und Verzugszinsen.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass er personenbezogene Daten Dritter in der Software verarbeiten darf, und erfüllt die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen.

(4) Der Kunde nutzt die Software nicht missbräuchlich. Untersagt sind insbesondere rechtswidrige Inhalte, unerlaubte Werbung, das Umgehen von Tarifgrenzen durch Mehrfachkonten, Maßnahmen, die die Systeme beeinträchtigen können, automatisierte Massenabfragen außerhalb bereitgestellter Schnittstellen und das Umgehen von Sicherheitsvorkehrungen.

(5) Der Kunde sichert seine Daten regelmäßig über die Exportfunktion. Unsere Datensicherungen dienen dem Betrieb unserer Systeme und ersetzen keine eigene Sicherung.

(6) Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer schuldhaften Verletzung seiner Pflichten nach diesem § 5 beruhen, einschließlich angemessener Rechtsverteidigungskosten.

§ 6 Verfügbarkeit und Support #

(1) In kostenpflichtigen Tarifen ist die Software im Jahresmittel zu 99,0 % verfügbar, gemessen am Übergabepunkt unseres Rechenzentrums zum Internet. Im kostenlosen Tarif stellen wir die Software im Rahmen unserer technischen und betrieblichen Möglichkeiten bereit, ohne eine bestimmte Verfügbarkeit zuzusagen.

(2) Nicht als Ausfall zählen angekündigte Wartungsfenster, höhere Gewalt, Störungen im Verantwortungsbereich des Kunden oder in fremden Netzen sowie kurzfristige Maßnahmen zur Abwehr akuter Sicherheitsrisiken.

(3) Geplante Wartungen kündigen wir möglichst 48 Stunden vorher an und legen sie in nutzungsarme Zeiten.

(4) In kostenpflichtigen Tarifen leisten wir Support per E-Mail an support@ale.business und über die Software, montags bis freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Rheinland-Pfalz. Im kostenlosen Tarif steht Support per E-Mail ohne zugesagte Reaktionszeit zur Verfügung.

§ 7 Preise und Zahlung #

(1) Für kostenpflichtige Tarife gelten die bei Bestellung angezeigten Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist monatlich im Voraus fällig, jeweils zu Beginn des Abrechnungszeitraums.

(3) Die Zahlung erfolgt über die im Bestellprozess angebotenen Zahlungsarten. Rechnungen stellen wir elektronisch bereit.

(4) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regeln, insbesondere §§ 286, 288 BGB.

(5) Ist der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag länger als 14 Tage in Verzug, dürfen wir den Zugang nach Ankündigung in Textform und fruchtlosem Ablauf einer Nachfrist von mindestens 14 Tagen auf die Funktionen des kostenlosen Tarifs sowie Lese- und Exportzugriff beschränken. Der Export bereits erfasster Daten bleibt stets möglich.

(6) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur wegen Ansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis.

§ 8 Laufzeit und Kündigung #

(1) Verträge laufen auf unbestimmte Zeit.

(2) Kostenpflichtige Tarife kann der Kunde jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen. Wir können mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Nach Ende eines kostenpflichtigen Tarifs wird das Konto in den kostenlosen Tarif überführt, sofern der Kunde nicht das Konto insgesamt kündigt.

(3) Den kostenlosen Tarif kann der Kunde jederzeit mit sofortiger Wirkung durch Löschung des Kontos in den Einstellungen oder in Textform kündigen. Wir können ihn mit einer Frist von sechs Wochen kündigen.

(4) Kündigungen sind in Textform (z. B. per E-Mail) oder über die Kontoeinstellungen möglich. Wir bestätigen jede Kündigung per E-Mail.

(5) Wurde ein Konto im kostenlosen Tarif 12 Monate lang nicht genutzt, können wir den Vertrag mit einer Frist von sechs Wochen kündigen. Wir weisen den Kunden vorab per E-Mail darauf hin; meldet er sich innerhalb der Frist an, gilt die Kündigung als nicht erfolgt.

(6) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für uns liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich gegen § 5 verstößt, mit zwei aufeinanderfolgenden Zahlungen in Verzug ist oder nicht zum Kundenkreis nach § 1 Abs. 2 gehört.

(7) Nach Wirksamwerden jeder Kündigung – auch ohne Wechselverlangen – gelten für Datenexport und Löschung § 9 Abs. 3 bis 9.

(8) Aufbewahrungspflichten. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten des Kunden (insbesondere § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB) bestehen nach Vertragsende fort und gehen nicht auf uns über. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Daten rechtzeitig zu exportieren.

§ 9 Anbieterwechsel und Datenübertragung #

Diese Regelungen setzen Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) um und gelten in allen Tarifen.

(1) Wechselrecht. Der Kunde kann jederzeit verlangen, zu einem anderen Anbieter eines gleichartigen Dienstes zu wechseln oder seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in eine eigene IT-Infrastruktur zu übertragen (nachfolgend „Wechsel"). Er kann auch nur die Löschung seiner Daten verlangen.

(2) Ankündigungsfrist. Der Kunde leitet den Wechsel durch Kündigung nach § 8 ein und teilt dabei in Textform mit, ob er einen Wechsel, eine Übertragung in eigene Infrastruktur oder nur die Löschung wünscht. Die Ankündigungsfrist entspricht der jeweiligen Kündigungsfrist; sie beträgt in keinem Fall mehr als zwei Monate.

(3) Übergangszeitraum. Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt ein Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen. In diesem Zeitraum

1. behält der Kunde Lese- und Exportzugriff auf seine Daten,
2. unterstützen wir den Wechsel in angemessenem Umfang und stellen die für eine Exit-Strategie des Kunden relevanten Informationen bereit,
3. wahren wir mit gebotener Sorgfalt die Kontinuität der für den Export erforderlichen Funktionen,
4. informieren wir über uns bekannte Risiken für die Kontinuität,
5. gewährleisten wir während der Übertragung ein hohes Sicherheitsniveau.

Ist der Übergangszeitraum technisch nicht einzuhalten, teilen wir dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen begründet mit und nennen einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmalig um einen von ihm für angemessen gehaltenen Zeitraum verlängern.

(4) Vertragsende. Der Vertrag endet mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels, spätestens mit Ablauf des Übergangszeitraums; wir benachrichtigen den Kunden darüber. Wünscht der Kunde nur die Löschung, endet der Vertrag mit Ablauf der Ankündigungsfrist. Für den Übergangszeitraum fällt keine Vergütung an.

(5) Exportierbare Daten (abschließende Liste). Exportiert werden können:

Aufbau, Datenstrukturen und Standards sind unter https://ale.business/hilfe/datenexport-formate beschrieben.

(6) Ausgenommene Daten. Nicht exportierbar sind:

1. Zugangsdaten und Zugriffstoken verbundener E-Mail-Postfächer und Schnittstellen sowie Passwörter – aus Sicherheitsgründen,
2. Daten, die ausschließlich den internen Betrieb der Software betreffen und deren Herausgabe Geschäftsgeheimnisse verletzen oder die Sicherheit gefährden würde: Systemprotokolle, Sicherheitsprotokolle, interne Systemkonfigurationen, Anweisungen und Konfigurationen unserer KI-Funktionen sowie aggregierte, nicht kundenbezogene Nutzungsstatistiken.

Eingaben des Kunden und die daraus erzeugten Ergebnisse gehören nicht zu den ausgenommenen Daten.

(7) Datenabrufzeitraum. Nach Ende des Übergangszeitraums kann der Kunde seine Daten für mindestens weitere 30 Kalendertage abrufen.

(8) Löschung. Nach Ablauf des Datenabrufzeitraums bzw. nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels löschen wir sämtliche exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte des Kunden vollständig. Die Löschung personenbezogener Daten, die wir im Auftrag verarbeiten, richtet sich ergänzend nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

(9) Kündigung ohne Wechselverlangen. Endet der Vertrag ohne Mitteilung nach Absatz 2 – auch durch unsere Kündigung –, gelten Absatz 3 Nr. 1, Absatz 7 und Absatz 8 entsprechend ab Wirksamwerden der Kündigung. Löscht der Kunde sein Konto selbst über die Kontoeinstellungen, bestätigt er zuvor ausdrücklich, dass er auf den Übergangs- und Datenabrufzeitraum verzichtet und seine Daten sofort gelöscht werden sollen.

(10) Keine Wechselentgelte. Für Wechsel, Datenexport und Löschung erheben wir keine Entgelte.

§ 10 Mängelrechte #

(1) Wir stellen die Software während der Vertragsdauer in vertragsgemäßem Zustand bereit. Es gilt Mietrecht (§§ 535 ff. BGB) mit folgenden Maßgaben.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in nachvollziehbarer Form an und unterstützt uns angemessen bei der Eingrenzung.

(4) Ein Mangel liegt nicht vor, soweit eine Beeinträchtigung auf vertragswidriger Nutzung, Eingriffen des Kunden oder Umständen außerhalb unseres Verantwortungsbereichs beruht. Inhaltliche Abweichungen einzelner KI-Vorschläge nach § 3 Abs. 4 sind für sich genommen kein Mangel.

(5) Im kostenlosen Tarif sind Ansprüche auf Minderung ausgeschlossen, weil keine Vergütung geschuldet ist.

§ 11 Haftung #

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Kostenpflichtige Tarife. Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(3) Kostenloser Tarif. Im kostenlosen Tarif haften wir – vorbehaltlich Absatz 1 – nicht für einfache Fahrlässigkeit.

(4) Für Datenverlust haften wir nur bis zu dem Aufwand, der bei regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (§ 5 Abs. 5) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(5) Die Beschränkungen gelten auch zugunsten unserer Organe, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen. Eine Änderung der Beweislast zulasten des Kunden ist damit nicht verbunden.

§ 12 Datenschutz #

(1) Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind, beschreibt unsere Datenschutzerklärung unter https://ale.business/datenschutz.

(2) Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag unter https://ale.business/avv. Er wird mit Vertragsschluss – auch im kostenlosen Tarif – Vertragsbestandteil.

(3) Der Kunde erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz weiterer Auftragsverarbeiter nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die aktuelle Liste steht unter https://ale.business/subunternehmer.

§ 13 Änderungen der Software, der AGB und der Preise #

(1) Software. Wir dürfen Funktionen ändern, ersetzen oder einstellen, soweit der für den gebuchten Tarif vereinbarte Kernumfang erhalten bleibt oder gleichwertig ersetzt wird. Wesentliche Einschränkungen in kostenpflichtigen Tarifen kündigen wir sechs Wochen im Voraus an; der Kunde kann dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Den Funktionsumfang und die Grenzen des kostenlosen Tarifs können wir mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen ändern.

(2) AGB. Wir dürfen diese AGB ändern, soweit dies wegen Gesetzesänderungen, Rechtsprechung, behördlicher Vorgaben oder Änderungen unserer Leistungen erforderlich ist und der Kunde nicht unangemessen benachteiligt wird. Wir teilen Änderungen mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mit. Der Kunde kann bis zum Inkrafttreten widersprechen; in diesem Fall kann jede Seite den Vertrag zum Inkrafttreten kündigen. Auf Widerspruchsrecht, Frist und Folgen weisen wir in der Mitteilung gesondert hin.

(3) Preise. Wir können die Preise kostenpflichtiger Tarife zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anpassen, frühestens zwölf Monate nach Vertragsbeginn oder der letzten Anpassung. Wir teilen die Anpassung mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann den kostenpflichtigen Tarif bis zum Wirksamwerden der Anpassung zu diesem Zeitpunkt kündigen; hierauf weisen wir in der Mitteilung hin.

§ 14 Schlussbestimmungen #

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Mainz.

(3) Der Kunde darf Rechte aus diesem Vertrag nur mit unserer Zustimmung in Textform übertragen; die Zustimmung verweigern wir nicht ohne sachlichen Grund. § 354a HGB bleibt unberührt.

(4) Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle unwirksamer Bestimmungen tritt die gesetzliche Regelung.

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Algorillas GmbH · Münsterstr. 1A · 55116 Mainz · Amtsgericht Mainz HRB 53058 · USt-IdNr. DE452015665 · Stand: 01.05.2026