Datenexport: Formate und Datenstrukturen

Sie können alle Daten, die Sie in ale.business erfassen, jederzeit vollständig exportieren. Diese Seite beschreibt Aufbau, Formate und Standards des Exports. Sie dient zugleich als Register der Datenstrukturen und Datenformate nach Art. 26 lit. b der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act).

Formatversion: 1.0 · Stand: 01.05.2026

1. So funktioniert der Export #

• Aufruf: In ale.business unter Einstellungen → Daten → Export.
• Umfang: wahlweise Gesamtexport aller Daten oder einzelne Datenkategorien.
• Bereitstellung: Der Export wird im Hintergrund erstellt. Sobald er fertig ist, erhalten Sie per E-Mail einen Download-Link, der 7 Tage gültig ist.
• Verfügbarkeit: in allen Tarifen einschließlich des kostenlosen Tarifs, während der gesamten Vertragslaufzeit sowie im Übergangs- und Datenabrufzeitraum nach Vertragsende (AGB § 9).
• Kosten: keine.
• Berechtigung: Kontoinhaber und Teammitglieder mit der Rolle Inhaber.

2. Allgemeine Konventionen #

3. Aufbau des Gesamtexports #

ale-export_<organisation>_<JJJJ-MM-TT>.zip
├── manifest.json
├── organisation.json
├── team_members.csv
├── contacts.csv
├── products.csv
├── documents.csv
├── document_items.csv
├── recurring_invoices.csv
├── dunning_notices.csv
├── payments.csv
├── email_log.csv
├── audit_log.csv
├── clubs/
│   ├── members.csv
│   └── fee_groups.csv
├── banking/
│   ├── bank_accounts.csv
│   └── bank_transactions.csv
├── receipts/
│   └── receipts.csv
├── categories.csv
├── ai_conversations.json
├── templates/
│   ├── invoice_templates.json
│   └── logo.<png|svg|jpg>
└── files/
    ├── documents/          PDF und E-Rechnungs-XML je Dokument
    ├── dunning_notices/    PDF je Mahnung
    ├── receipts/           hochgeladene Belege im Original
    └── bank_statements/    hochgeladene Kontoauszüge im Original

4. Datenstrukturen #

4.1 manifest.json #

4.2 organisation.json #

Firmen- bzw. Vereinsdaten und Kontoeinstellungen: id, name, legal_form, street, postal_code, city, country, email, phone, website, vat_id, tax_number, commercial_register, iban, bic, bank_name, default_currency, default_payment_terms_days, small_business_regulation (Kleinunternehmerregelung, true/false), invoice_number_format, created_at.

4.3 team_members.csv #

id, name, email, role, status (active/invited/deactivated), invited_at, last_login_at

4.4 contacts.csv – Kunden und Lieferanten #

id, contact_type (customer/supplier/both), contact_number, company_name, first_name, last_name, street, postal_code, city, country, email, phone, vat_id, tax_number, iban, bic, payment_terms_days, buyer_reference (Leitweg-ID für E-Rechnungen), notes, created_at, updated_at

4.5 products.csv – Artikel und Leistungen #

id, sku, name, description, unit, unit_price_net, currency, tax_rate, active

4.6 documents.csv – Rechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, Angebote #

4.7 document_items.csv – Positionen #

id, document_id, position, product_id, description, quantity, unit, unit_price_net, discount_percent, tax_rate, total_net

4.8 recurring_invoices.csv #

id, contact_id, template_document_id, interval (monthly/quarterly/half_yearly/yearly), start_date, end_date, next_run_date, auto_send, status (active/paused/ended)

4.9 dunning_notices.csv – Zahlungserinnerungen und Mahnungen #

id, document_id, level, issue_date, due_date, fee_amount, interest_amount, pdf_file, sent_at

4.10 payments.csv – Zahlungszuordnungen #

id, document_id, bank_transaction_id, amount, currency, paid_on, method (bank_transfer/direct_debit/cash/other), match_type (manual/automatic)

4.11 clubs/members.csv – Vereinsmitglieder #

id, member_number, first_name, last_name, street, postal_code, city, country, email, phone, iban, bic, sepa_mandate_reference, sepa_mandate_date, fee_group_id, joined_on, left_on, status

4.12 clubs/fee_groups.csv – Beitragsgruppen #

id, name, amount, currency, interval, tax_rate

4.13 banking/bank_accounts.csv #

id, name, iban, bic, currency

4.14 banking/bank_transactions.csv – Kontoumsätze #

id, bank_account_id, booking_date, value_date, amount (Eingänge positiv, Ausgänge negativ), currency, counterparty_name, counterparty_iban, purpose, category_id, source_file (Pfad unter files/bank_statements/), ai_suggested, confirmed

4.15 receipts/receipts.csv – Belege #

id, receipt_direction (expense/income), supplier_name, receipt_number, receipt_date, amount_net, amount_tax, amount_gross, currency, tax_rate, category_id, bank_transaction_id, original_file (Pfad unter files/receipts/), ai_extracted, confirmed, created_at

4.16 categories.csv #

id, name, category_type (income/expense), account_number (Konto im Kontenrahmen, sofern hinterlegt), parent_id

4.17 email_log.csv – versendete E-Mails #

id, document_id, dunning_notice_id, recipient, subject, channel (ale_mail/own_mailbox), status (sent/delivered/bounced/failed), sent_at

4.18 audit_log.csv – Änderungsprotokoll #

id, entity_type, entity_id, action (created/updated/finalized/sent/cancelled/deleted), changed_fields (JSON-Objekt mit altem und neuem Wert), user_id, occurred_at

4.19 ai_conversations.json – Unterhaltungen mit Ale #

Liste von Unterhaltungen mit id, started_at, user_id und messages; jede Nachricht mit role (user/assistant), content und created_at.

4.20 templates/invoice_templates.json #

Liste der Rechnungsvorlagen mit id, name, is_default, layout, colors, fonts, header_text, footer_text, logo_file.

5. Standards für Dokumentdateien #

Dokumente werden stets in der Form exportiert, in der sie erzeugt bzw. hochgeladen wurden. Eine nachträgliche Umwandlung findet nicht statt.

6. Nicht enthaltene Daten #

Nicht exportiert werden:

• Zugangsdaten und Zugriffstoken verbundener E-Mail-Postfächer oder Schnittstellen – aus Sicherheitsgründen. Diese Verbindungen müssen beim neuen Anbieter neu eingerichtet werden.
• Passwörter (werden nur als Hashwert gespeichert und sind nicht rekonstruierbar).
• Interne Betriebsdaten ohne Kundenbezug: Systemprotokolle, Sicherheitsprotokolle, interne Systemkonfigurationen, Anweisungen und Konfigurationen der KI-Funktionen, aggregierte Nutzungsstatistiken.

Ihre eigenen Eingaben und alle daraus erzeugten Ergebnisse, einschließlich der Vorschläge der KI-Funktionen, sind vollständig exportierbar.

7. Änderungen dieser Spezifikation #

Änderungen an Formaten oder Datenstrukturen dokumentieren wir hier mit neuer Formatversion. Spalten werden nur ergänzt, nicht ohne Ankündigung entfernt oder umbenannt.

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Algorillas GmbH · Stand: 01.05.2026