Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher #

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Algorillas GmbH Münsterstr. 1A 55116 Mainz Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Tomislav Pree, Daniel Kowalski Telefon: +49 151 65526514 E-Mail: datenschutz@ale.business

2. Datenschutzbeauftragter #

[Name bzw. Firma] [Anschrift] E-Mail: datenschutz@ale.business [oder direkte Adresse des DSB]

3. Überblick und Rechtsgrundlagen #

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website und der Software ale.business, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, auf Grundlage berechtigter Interessen oder mit Ihrer Einwilligung erforderlich ist.

ale.business richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbständige und eingetragene Vereine. Soweit wir Daten von Ansprechpartnern und Nutzern verarbeiten, handelt es sich um Personen, die für diese Organisationen tätig sind.

4. Aufruf der Website und der Web-App #

4.1 Server-Logfiles #

Beim Aufruf unserer Website und der Web-App werden automatisch folgende Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).

Zweck: Auslieferung der Inhalte, Stabilität und Sicherheit, Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Speicherdauer: 30 Tage, sofern die Daten nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4.2 Hosting (Netlify) #

Website und Web-App werden ausgeliefert über:

Netlify, Inc., 2325 3rd Street, Suite 296, San Francisco, CA 94107, USA

Netlify betreibt ein weltweit verteiltes Auslieferungsnetz. Die Auslieferung kann daher über Server außerhalb der Europäischen Union erfolgen; dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und die Verbindungsdaten nach Abschnitt 4.1 verarbeitet. Mit Netlify besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der schnellen und ausfallsicheren Bereitstellung.

4.3 Datenbank und Anwendungsbackend (Supabase) #

Für Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher nutzen wir:

Supabase, Inc., 2261 Market Street #4818, San Francisco, CA 94114, USA

Die Daten werden in Rechenzentren in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert. Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung #

5.1 Technisch notwendige Cookies #

Diese Cookies und vergleichbaren Speichertechniken sind für den Betrieb zwingend erforderlich, etwa um Sie angemeldet zu halten, Angriffe abzuwehren und Ihre Cookie-Auswahl zu speichern. Hierfür ist keine Einwilligung erforderlich.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

5.2 Einwilligungspflichtige Cookies #

Cookies und Skripte zu Analysezwecken setzen wir nur ein, nachdem Sie im Cookie-Banner ausdrücklich eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6. Webanalyse mit Google Analytics #

Auf unserer öffentlichen Website – nicht im angemeldeten Bereich von ale.business – nutzen wir nach Ihrer Einwilligung Google Analytics.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Zweck: Statistische Auswertung der Websitenutzung, um Inhalte und Angebot zu verbessern.

Verarbeitete Daten: gekürzte IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, ungefährer Standort (Region), aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs, Interaktionen, pseudonyme Kennung.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Übermittlung in die USA: Daten können an Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: 2 Monate auf Nutzer- und Ereignisebene.

Widerruf: jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

7. Kontaktaufnahme und Support #

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder über den Support in der Software kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; geschäftliche Korrespondenz, die als Handels- oder Geschäftsbrief gilt, sechs Jahre (§ 257 HGB).

8. Registrierung und Nutzerkonto #

Für die Nutzung von ale.business – auch im kostenlosen Tarif – ist ein Nutzerkonto erforderlich.

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname; geschäftliche E-Mail-Adresse; Passwort (nur als kryptografischer Hashwert); Name, Anschrift und Rechtsform des Unternehmens bzw. Vereins; USt-IdNr. oder Steuernummer; Telefonnummer (freiwillig); Ihre Bestätigung, für ein Unternehmen oder einen eingetragenen Verein zu handeln, sowie ggf. vorgelegte Nachweise; gewählter Tarif; Zeitpunkt und IP-Adresse bei Registrierung; Anmeldezeitpunkte; genutzte Funktionen und Nutzung der Tarifgrenzen.

Zweck: Einrichtung und Betrieb des Kontos, Anmeldung, Vertragserfüllung, Prüfung der Zugehörigkeit zum Kundenkreis, Einhaltung der Tarifgrenzen, Missbrauchs- und Betrugsprävention. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Missbrauchsprävention und die Prüfung des Kundenkreises Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: für die Vertragsdauer; nach Vertragsende gelten die Export- und Löschfristen nach § 9 unserer AGB, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Teammitglieder #

Legt ein Kontoinhaber weitere Teammitglieder an, verarbeiten wir deren Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Anmeldedaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zum Kunden sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber den Teammitgliedern. Der Kunde informiert seine Teammitglieder über diese Verarbeitung.

9. Kostenpflichtige Tarife und Zahlung (Stripe) #

Bei Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs verarbeiten wir Vertrags- und Zahlungsdaten: Rechnungsanschrift, USt-IdNr., gewählter Tarif, Abrechnungszeitraum, Zahlungsart, Rechnungs- und Zahlungshistorie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über:

Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland

Vollständige Zahlungsdaten wie Kartennummern werden direkt an Stripe übermittelt und von uns nicht gespeichert. Stripe verarbeitet Daten teilweise als eigenständiger Verantwortlicher, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung geldwäscherechtlicher Pflichten, und kann Daten an verbundene Unternehmen in den USA übermitteln. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. die EU-Standardvertragsklauseln.

Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/de/privacy

10. E-Mail-Versand #

10.1 Versand durch uns (Mailgun) #

Für System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Vertragsbestätigung, unsere Rechnungen an Sie) sowie für E-Mails, die Sie über ale.business an Ihre eigenen Empfänger senden, nutzen wir:

Mailgun Technologies, Inc., 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205, USA

Der Versand erfolgt über die Rechenzentren des Anbieters in der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10.2 Versand über Ihr eigenes Postfach #

Sie können E-Mails auch über einen eigenen Mailserver oder ein verbundenes Postfach versenden. Die Zugangsdaten bzw. Zugriffstoken speichern wir verschlüsselt und verwenden sie ausschließlich für den von Ihnen ausgelösten Versand. Eine Auswertung Ihres Postfachs findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Daten, die Sie in ale.business verarbeiten (Auftragsverarbeitung) #

Soweit Sie in ale.business personenbezogene Daten Dritter verarbeiten – etwa Daten Ihrer Kunden, Rechnungsempfänger, Lieferanten, Vereinsmitglieder oder Zahlungspartner auf Kontoauszügen –, sind Sie dafür datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen.

Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil unserer AGB ist (https://ale.business/avv). Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter https://ale.business/subunternehmer.

Für die Information der betroffenen Personen und die Beantwortung ihrer Anfragen sind Sie verantwortlich; wir unterstützen Sie dabei nach dem AVV.

12. KI-Funktionen: Belegerkennung und Assistentin „Ale" #

12.1 Was die KI-Funktionen tun #

ale.business kann hochgeladene Belege, Rechnungen und Kontoauszüge automatisch auslesen, Beträge, Daten und Vertragspartner erkennen und Kategorisierungen vorschlagen. Die integrierte Assistentin „Ale" ist ein KI-System und kein Mensch. Sie beantwortet Fragen zu den in Ihrem Konto erfassten Daten.

12.2 Eingesetzter Dienst und Verarbeitungsort #

Für die KI-Funktionen nutzen wir den Dienst Amazon Bedrock von:

Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Region Frankfurt am Main). Als Sprachmodelle kommen Modelle der Anthropic PBC zum Einsatz, die innerhalb der AWS-Infrastruktur betrieben werden. Anthropic erhält keinen Zugriff auf Ihre Eingaben oder die Ergebnisse.

Wir übermitteln nur die für die jeweilige Auswertung erforderlichen Inhalte (z. B. den hochgeladenen Beleg oder die Chat-Anfrage mit dem nötigen Kontext). Eingaben und Ergebnisse werden vom Anbieter nicht gespeichert, nicht an Modellanbieter weitergegeben und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Ergebnisse speichern wir in Ihrem Konto (Abschnitt 4.3).

Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln. Da Amazon Web Services EMEA SARL Teil eines US-Konzerns ist, kann ein Zugriff US-Behörden nach US-Recht nicht vollständig ausgeschlossen werden (siehe Abschnitt 13).

12.3 Keine automatisierte Entscheidung #

Ergebnisse der KI sind Vorschläge. Sie werden erst übernommen, wenn Sie sie prüfen und bestätigen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12.4 Rechtsgrundlage und Abschaltung #

Im Verhältnis zu Ihnen als Kunde: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Daten Dritter in Belegen und Kontoauszügen handeln wir als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 11).

13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer #

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder wir ein berechtigtes Interesse haben. Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Mehrere Dienstleister sind US-Unternehmen oder gehören zu US-Konzernen. Auch wenn Daten in EU-Rechenzentren verarbeitet werden, kann nach US-Recht ein Zugriff US-Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir begegnen dem durch Standardvertragsklauseln, Übermittlungs-Folgenabschätzungen, Verschlüsselung, die Nutzung von EU-Regionen und Datenminimierung. Kopien der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

14. Speicherdauer #

Wir löschen Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Unterliegen Daten einer Aufbewahrungspflicht, schränken wir die Verarbeitung ein und löschen sie nach Fristablauf.

15. Ihre Rechte #

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO #

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine formlose Nachricht an datenschutz@ale.business genügt.

16. Beschwerderecht #

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34 55116 Mainz Telefon: +49 6131 8920-0 E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de Website: https://www.datenschutz.rlp.de

17. Datensicherheit #

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere durch Verschlüsselung aller Verbindungen (TLS) und der gespeicherten Daten, Speicherung von Passwörtern nur als Hashwert, Mandantentrennung auf Datenbankebene, rollenbasierte Zugriffsrechte, regelmäßige Datensicherungen und Protokollierung sicherheitsrelevanter Zugriffe.

18. Pflicht zur Bereitstellung #

Die in Abschnitt 8 und 9 als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können wir keinen Vertrag schließen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

19. Änderungen #

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden zusätzlich per E-Mail.

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Algorillas GmbH · Stand: 01.05.2026