E-Rechnungspflicht: Was sich 2025, 2027 und 2028 ändert
Ab wann du E-Rechnungen empfangen und verschicken musst, welche Formate zählen und warum ein PDF nicht reicht – der Überblick für Selbstständige.
1 Min. LesezeitTeam Ale
Die E-Rechnung kommt im B2B-Geschäft in Deutschland schrittweise. Wer Rechnungen an andere Unternehmen schreibt, sollte die drei Stichtage kennen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung? #
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Rechnungsdaten liegen also nicht nur als „Bild" vor, sondern als Datensatz, den eine Buchhaltungssoftware direkt einlesen kann.
Ein PDF, eine Word-Datei oder ein Foto gelten nicht als E-Rechnung – auch dann nicht, wenn sie per E-Mail verschickt werden.
Die Stichtage #
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach.
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr.
Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen in Übergangsfristen noch erlaubt.
Welche Formate zählen? #
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung – eine reine XML-Datei. Standard für Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD / Factur-X – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten.
Was heißt das für dich? #
Wenn du heute noch Rechnungen in Word oder Excel schreibst, ist jetzt ein guter Zeitpunkt umzusteigen. Mit Ale erzeugst du ZUGFeRD und XRechnung automatisch – und kannst bestehende Dateien mit unserem kostenlosen Schnellcheck prüfen.
Dieser Artikel ist ein Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.
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